Som vist i den forenklede arbeidsprosessen ved siden av, er det å innhente informasjon alltid første steg for en behandler. Dette trenger ikke å være et eksplisitt steg for bruker, men systemet skal alltid sørge for at bruker har tilgang til mest mulig oppdatert ekstern informasjon. Målet med steget "oppslag" er å sikre at behandler har all relevant informasjon tilgjengelig før samstemming skal begynne.

Hovedkildene for en legemiddelmodul vil være:

• EPJ (lokal informasjon fra asynkrone meldinger eller andre lister tilgjengelig i den lokale virksomheten/EPJ'en, slik som eksempelvis kurve)
• Manuel input fra "analoge kanaler" (pasienten selv, papirlister, osv.)
• RF – Reseptformidleren for resepter, PLL eller utleveringer
• KJ – Kjernejournal sin legemiddeltjeneste som tilbyr resepter, PLL og utleveringer

Kildene vil ofte ha noe avvikende informasjon, og det er derfor viktig at systemet innhenter så mye informasjon som mulig, og automatisk slår sammen duplikat informasjon så bruker ikke trenger å rydde i dette. Eksempelvis skal samme resept fra RF, KJ og lokal EPJ, dvs. som har samme reseptID, slås sammen og presenteres til bruker som én resept.

Ekstern og lokal informasjon er viktig å skille på for å dele inn ulike kilder til legemiddelopplysninger, der ekstern brukes om informasjon som importeres til det lokale systemet. Når denne informasjonen inkluderes av bruker blir den å regne som lokal. For hele legemiddellisten til pasienter vil dette i spesifikasjonen omtales som å importere den sentrale pasientens legemiddelliste (PLL) til det lokale systemet som ny og oppdatert lokal legemiddelliste (LIB).

For legemiddelbehandlinger vil det å håndtere status på informasjonen være svært viktig slik at behandleren forstår informasjonen korrekt. De ulike egenskapene og statusene for legemiddelbehandlinger er forsøkt illustrert i figuren under og er satt i sammenheng med hele legemiddellisten og eventuelle resepter. Figuren forsøker også å illustrere og gi eksempler på handlinger i e-reseptkjeden som kan ha endret status på pasientens legemiddelbehandlinger og resepter som ikke har vært kjent for lokalt system, og som da selvfølgelig er årsak til at arbeidsprosessene må starte med å gjøre oppslag og innhente ekstern informasjon.

For informasjon om sammenhengene mellom de ulike elementene, se kapittel 2.1.1 - Informasjonsmodell og relasjoner.

Figur 4 - Konseptuell figur med status og egenskaper på innholdselementer

Figuren viser en forenklet oversikt over de viktigste egenskapene og handlingene for de ulike elementene (legemiddelliste, legemiddelbehandling, resept og utlevering). 

Endringer på reseptopplysninger vil i praksis kun være endringer på administrative opplysninger, og medfører ikke nødvendigvis at legemiddelbehandlingen endres. Endringer av medisinsk art skal alltid gjøres på selve legemiddelbehandlingen. Konseptuelt sett kan det sies at resepten kun er informasjon som kreves ifb. det utleveringsadministrative, og at resten av informasjonen som er medisinsk "tilhører" legemiddelbehandlingen.

EPJ skal alltid slå opp i RF når registeret er tilgjengeliggjort, bruker har tilgang og krav til oppslag er oppfylt. Dersom helsepersonellet ikke har tilgang til RF (eksempelvis ikke er rekvirent), bør KJ benyttes. Det viktigste i en samstemmingsprosess er å benytte pasienten som en viktig kilde til å etablere den faktiske legemiddellisten. I tillegg er det viktig at systemet håndterer de ulike handlingene på korrekt måte slik at arbeidsprosessene blir gode og tilpasset de enkelte aktørenes behov.

2.3.1 Oppslag i RF

RF er den viktigste elektroniske kilden for rekvirenter til å finne aktuelle legemiddelopplysninger for pasienter ettersom RF er primærkilde for pasientens resepter og for PLL. Det skal gjøres automatisk oppslag i RF når rekvirent åpner pasientens journal/legemiddelmodul for å være sikker på at rekvirenten har oppdatert og korrekt informasjon som underlag for sine egne endringer. Rekvirent skal i tillegg ha mulighet til manuelt oppslag i RF. Oppslag i RF vil også kunne gi informasjon om utleveringer og status på resepter som kan være nyttig informasjon for rekvirenten for å blant annet vurdere fornying av resepter og etterlevelse av behandlingen.

For rekvirentkrav knyttet til aktuelt kapittel, se kravene 2.3.1.1 - 2.3.1.10 i Excel-arket.

2.3.3 Automatisk oppslag fra tilgjengelige kilder uten personlig autentisering

En del informasjon bør automatisk innhentes jevnlig av EPJ uten at en bruker må personlig logge på. Dette gjør at EPJ kan sjekke om det har kommet endringer fra andre virksomheter enn den lokale der EPJ er installert. Automatisk sjekk på oppdatering på pasienter kan gjøres fra EPJ til RF for multidose-pasienter. Se kapittel 2.8 - Multidose i e-resept for mer informasjon om multidose-spesifikke funksjoner rundt dette.

For rekvirentkrav knyttet til aktuelt kapittel, se kravene 2.3.3.2 - 2.3.3.6 i Excel-arket.

2.3.4 Håndter innkommende meldinger fra andre aktører

Ettersom utveksling av e-resepter og PLL inngår i en samhandlingskjede, vil bruker motta meldinger om hendelser fra samhandlende aktører tilknyttet pasientens legemiddelbehandling. Dette vil også inkludere meldinger utenfor RF, slik som PLO-meldinger, henvisninger og epikriser. Kravene her forholder seg imidlertid kun til e-reseptmeldinger.

For rekvirentkrav knyttet til aktuelt kapittel, se kravene 2.3.4.1 - 2.3.4.6 i Excel-arket.